PDF oder E-Rechnung – wo ist der Unterschied?
Eine PDF-Rechnung ist im Grunde ein Bild: Menschen können sie lesen, Software muss die Angaben erst mühsam auslesen. Eine E-Rechnung ist dagegen ein strukturierter Datensatz, den das Programm des Empfängers direkt verarbeiten kann – ohne Abtippen und ohne Texterkennung. Gängige Formate sind die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten XML-Daten). Eine normale PDF-Datei, ein Scan oder ein Foto der Rechnung gilt künftig nicht mehr als E-Rechnung.
Der Fahrplan: Wer muss was ab wann?
| Ab | Was gilt | Wen betrifft es |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | E-Rechnungen empfangen und archivieren können | Alle Unternehmen in Deutschland – auch Kleinunternehmer |
| 1.1.2027 | E-Rechnungen verschicken (an andere Unternehmen) | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr |
| 1.1.2028 | E-Rechnungen verschicken (an andere Unternehmen) | Alle Unternehmen mit Rechnungen an Geschäftskunden |
Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben (PDF mit Zustimmung des Empfängers). Wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte, darf das auch 2027 noch – ab 2028 ist dann für Rechnungen zwischen Unternehmen Schluss mit dem einfachen PDF.
Diese Ausnahmen sollten Sie kennen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (z. B. Tankquittung, Bürobedarf)
- Rechnungen von Kleinunternehmern – empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- Fahrausweise, z. B. Bahn- oder Bustickets
Ob eine Ausnahme im Einzelfall greift, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Ich kümmere mich um den praktischen Teil: dass die Abläufe in Ihrem Betrieb funktionieren.
Was das für Ihren Büroalltag bedeutet
Die E-Rechnung ist weniger ein Steuer- als ein Prozessthema. Drei Stellen im Betrieb sind betroffen:
- Posteingang: E-Rechnungen kommen meist als XML-Anhang per E-Mail. Ohne passende Software sieht man darin nur Code. Eine feste Adresse nur für Rechnungen, die direkt in Ihr Belegportal führt (z. B. DATEV Unternehmen online), sorgt für Ordnung.
- Rechnungsausgang: Ihr Rechnungs- oder Warenwirtschaftsprogramm muss XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen können. Ein Prüfprogramm (Validator) vor dem Versand erkennt fehlerhafte Datensätze, bevor der Kunde sie zurückschickt.
- Archiv: Maßgeblich sind die Daten, nicht die PDF-Ansicht. Die E-Rechnung muss im Originalformat unveränderbar archiviert werden – mehr dazu im Artikel GoBD einfach erklärt.
Checkliste: In 5 Schritten bereit für die E-Rechnung
- Rechnungs-Postfach einrichten: eine eigene Adresse (z. B. rechnung@ihre-firma.de) für alle Eingangsrechnungen.
- Empfang testen: Lässt sich eine XRechnung öffnen, lesen und automatisch weiterleiten?
- Rechnungsprogramm prüfen: Kann es E-Rechnungen erzeugen? Wenn nein: Update oder Wechsel planen.
- Umsatzgrenze checken: Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, gilt die Versandpflicht schon ab 2027.
- Ablauf festlegen: Wer prüft, gibt frei und archiviert – und wie kommt die Rechnung in die Buchhaltung?
Wenn Sie das sauber aufsetzen möchten: Ich richte Postfach, Belegfluss und Schnittstellen gemeinsam mit Ihnen ein – im Rahmen der digitalen Buchhaltung oder als Teil einer Prozessoptimierung.
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.