Das Muster: Ausdrucken, lochen, abheften
Die Rechnung kommt per E-Mail. Viele drucken sie aus, lochen sie und heften sie ab – und das PDF bleibt zusätzlich im Postfach liegen. Aus einem Beleg werden zwei Ablagen.
Der Mythos: Das Papier im Ordner ist das Original
Weit verbreitet ist die Annahme, der Ausdruck sei das „richtige“ Dokument. Bei einer Rechnung, die digital angekommen ist, ist aber die digitale Datei das Original. Die allgemeine Regel: Was digital eingeht, sollte auch digital aufbewahrt werden – lesbar, unveränderbar und auffindbar. Ein Ausdruck allein ersetzt das in der Regel nicht. Mit der E-Rechnung wird das ab 2025 beim Empfang noch wichtiger (siehe unseren Artikel E-Rechnung ab 2027).
Die Folge: Doppelter Aufwand und Lücken
Zwei Ablagen bedeuten doppelte Arbeit. Im Zweifel fehlt genau die Datei, auf die es ankommt – weil das PDF im Postfach gelöscht wurde oder der Ordner nicht auffindbar ist.
Die Lösung: Belegportal und digitales Archiv
Einfacher geht es so: Rechnungen landen direkt im Belegportal und werden dort sortiert im digitalen Archiv abgelegt. Über die Suche finden Sie jede Rechnung in Sekunden – ohne Drucker, Ordner oder Suche im Keller.
Checkliste: Auf papierlos umstellen
- Eingang festlegen: Eine feste Beleg-Adresse bzw. ein Belegportal als einzigen Ablageort für digitale Rechnungen.
- Drucken stoppen: Digitale Rechnungen nicht mehr ausdrucken – nur noch digital ablegen.
- Benennung klären: Einheitliche Dateinamen (Datum, Lieferant, Rechnungsnummer).
- Archiv prüfen: Sind die Belege auffindbar und gegen Veränderung und Verlust gesichert?
- Papierbelege einscannen: Was tatsächlich auf Papier eingeht, wird zeitnah digitalisiert.
Die genauen Aufbewahrungsanforderungen sollten Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung abstimmen.
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.