Niemand erwartet die Betriebsprüfung
Kaum ein Beleg wird in Betriebsprüfungen so gern in die Hand genommen wie der Bewirtungsbeleg. Das hat einen einfachen Grund: Zwischen einem Geschäftsessen und einem netten Abend mit Freunden liegt manchmal nur die Frage, wer am Tisch saß und worüber gesprochen wurde. Deshalb hat der Gesetzgeber für Bewirtungen eigene, recht strenge Regeln aufgestellt. Wer sie kennt, verliert keinen Cent. Wer sie nicht kennt, verliert im ungünstigsten Fall nicht nur einen Teil, sondern den gesamten Betriebsausgabenabzug – und das wegen einer Formalie, die beim Bezahlen zwei Minuten gedauert hätte.
Die gute Nachricht vorweg: Das Ganze ist kein Hexenwerk. Es sind im Wesentlichen drei Fragen, die Sie sich stellen müssen. Ist es überhaupt eine Bewirtung? Ist der Beleg vollständig? Und wie wird das Ganze gebucht?
Und nun zu etwas völlig anderem: Wann ist es überhaupt eine Bewirtung?
Eine Bewirtung liegt vor, wenn Sie anderen Personen Speisen, Getränke oder sonstige Genussmittel zum sofortigen Verzehr anbieten und dafür bezahlen. Entscheidend ist dann, wen Sie bewirten und warum.
Laden Sie Kunden, Interessenten, Lieferanten oder andere Geschäftspartner ein, spricht man von einer geschäftlich veranlassten Bewirtung. Hier dürfen Sie nur 70 Prozent der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe abziehen. Die übrigen 30 Prozent gelten als Anteil, den Sie sich ohnehin selbst gegönnt hätten, und bleiben steuerlich außen vor. Das gilt übrigens auch für Ihren eigenen Teller und für den Ihrer Mitarbeiter, wenn sie mit am Tisch sitzen.
Bewirten Sie dagegen ausschließlich Ihre eigenen Mitarbeiter, etwa beim Teamessen oder bei der Weihnachtsfeier, ist das eine betrieblich veranlasste Bewirtung. Die Kosten sind grundsätzlich voll abziehbar. Hier lohnt allerdings ein Blick auf die Lohnsteuer, denn bei Betriebsveranstaltungen gibt es einen Freibetrag von 110 Euro je Teilnehmer, und was darüber hinausgeht, kann beim Mitarbeiter als Arbeitslohn gelten.
Keine Bewirtung im steuerlichen Sinn sind kleine Aufmerksamkeiten: Kaffee, Wasser und ein paar Kekse im Besprechungsraum gehören zur üblichen Höflichkeit und sind ganz normal und voll abziehbar, ohne dass Sie dafür einen Bewirtungsbeleg ausfüllen müssen. Ebenfalls keine Bewirtung ist es, wenn Sie allein essen gehen. Auf Geschäftsreisen läuft Ihre eigene Verpflegung über die Verpflegungspauschalen, nicht über die Bewirtungskosten. Und die Feier im eigenen Wohnzimmer ist in aller Regel privat, selbst wenn ein Geschäftspartner auf dem Sofa sitzt.
| Situation | Einordnung | Abzug als Betriebsausgabe |
|---|---|---|
| Essen mit Kunden oder Geschäftspartnern | Geschäftliche Bewirtung | 70 % der Nettokosten |
| Teamessen nur mit eigenen Mitarbeitern | Betriebliche Bewirtung | 100 % (Lohnsteuer beachten) |
| Kaffee und Gebäck bei der Besprechung | Aufmerksamkeit | 100 %, kein Bewirtungsbeleg nötig |
| Mittagessen allein auf Geschäftsreise | Keine Bewirtung | Über Verpflegungspauschale |
| Einladung nach Hause | In der Regel privat | Kein Abzug |
Für alle Fälle gilt außerdem, dass die Kosten angemessen sein müssen. Ein Essen in einem guten Restaurant ist völlig in Ordnung. Wer aber einen Kleinstauftrag mit einer Flasche Wein für mehrere hundert Euro begießt, muss mit Rückfragen rechnen.
Die Pflichtangaben – oder: Dieser Beleg ist nicht mehr
Ein Bewirtungsbeleg besteht immer aus zwei Teilen: der Rechnung des Restaurants und Ihren eigenen Angaben zur Bewirtung. Fehlt einer der beiden Teile oder ist er unvollständig, ist der Beleg steuerlich gesehen nicht mehr. Er ruht nicht, er ist nicht bloß erschöpft, er ist dahingeschieden – und mit ihm der Betriebsausgabenabzug.
Die Rechnung des Restaurants muss maschinell erstellt sein und aus einer Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, stammen. Sie erkennen das an der Transaktions- und Seriennummer, die auf dem Beleg aufgedruckt ist. Handgeschriebene Rechnungen werden in Deutschland nicht mehr anerkannt. Außerdem müssen Name und Anschrift des Restaurants, das Datum der Bewirtung sowie die Speisen und Getränke einzeln mit ihren Preisen und der Umsatzsteuer aufgeführt sein. Ein Sammelposten wie „Speisen und Getränke“ reicht nicht aus. Liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro, kommen noch die Steuernummer des Restaurants, eine Rechnungsnummer und Ihr Name als Gastgeber hinzu. Den Namen darf das Restaurant auch handschriftlich auf der Rechnung ergänzen.
Zu Ihren eigenen Angaben gehören der konkrete Anlass der Bewirtung und die Namen aller Teilnehmer, und zwar einschließlich Ihrer selbst. Diese Angaben unterschreiben Sie und machen sie zeitnah, also am besten noch am selben Tag. Viele Restaurants drucken dafür ein Formular auf die Rückseite oder geben einen gesonderten Bewirtungsbeleg aus. Ein einfacher Kartenzahlungsbeleg ersetzt die Rechnung dagegen nicht.
Beim Anlass lohnt es sich, konkret zu werden. „Geschäftsessen“ beschreibt nur, was ohnehin offensichtlich ist. „Besprechung des Angebots zur Umstellung auf digitale Buchhaltung“ beschreibt dagegen, worum es tatsächlich ging, und erspart Ihnen später Rückfragen.
Was haben die 70 Prozent je für uns getan? – Die Wirkung auf den Gewinn
Die 70-Prozent-Regel klingt zunächst so, als würde Ihnen ein Drittel der Rechnung verloren gehen. Ganz so schlimm ist es nicht, denn die Kürzung betrifft nur die Nettokosten. Die Vorsteuer aus der Restaurantrechnung können Sie trotzdem vollständig abziehen, sofern die Bewirtung angemessen und ordnungsgemäß nachgewiesen ist. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Restaurant dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent, während für Getränke weiterhin 19 Prozent anfallen. Eine Restaurantrechnung enthält deshalb heute in aller Regel beide Steuersätze.
Das Trinkgeld gehört ebenfalls zu den Bewirtungskosten und wird genauso zu 70 Prozent berücksichtigt. Vorsteuer steckt darin nicht, weil das Trinkgeld nicht Teil der Restaurantrechnung ist. Damit es überhaupt anerkannt wird, sollte es auf der Rechnung stehen oder vom Servicepersonal auf dem Beleg quittiert werden.
Ein allgemeines Beispiel macht das greifbar. Sie laden einen Kunden zum Mittagessen ein, bezahlen 130 Euro und runden dabei mit Trinkgeld auf:
| Position | Betrag | Steuerliche Behandlung |
|---|---|---|
| Speisen netto | 80,00 € | Bewirtungsaufwand |
| Umsatzsteuer 7 % auf Speisen | 5,60 € | Vorsteuer, voll abziehbar |
| Getränke netto | 30,00 € | Bewirtungsaufwand |
| Umsatzsteuer 19 % auf Getränke | 5,70 € | Vorsteuer, voll abziehbar |
| Trinkgeld | 8,70 € | Bewirtungsaufwand, keine Vorsteuer |
| Bezahlt insgesamt | 130,00 € |
Der Bewirtungsaufwand beträgt in diesem Beispiel 118,70 Euro, nämlich 110 Euro netto für Essen und Getränke plus 8,70 Euro Trinkgeld. Davon mindern 70 Prozent, also 83,09 Euro, Ihren steuerlichen Gewinn. Die restlichen 35,61 Euro sind zwar als Aufwand gebucht, werden aber bei der Steuererklärung wieder hinzugerechnet und erhöhen den steuerpflichtigen Gewinn entsprechend. Die 11,30 Euro Vorsteuer erhalten Sie über die Umsatzsteuervoranmeldung in voller Höhe zurück. Von den 130 Euro sind also gut 94 Euro steuerlich wirksam, und nur die rund 36 Euro Kürzung tragen Sie vollständig aus versteuertem Geld.
In der Buchhaltung wird der Betrag deshalb aufgeteilt. Im DATEV-Kontenrahmen SKR03 landet der abziehbare Teil üblicherweise auf dem Konto 4650 und der nicht abziehbare Teil auf 4654, im SKR04 sind es die Konten 6640 und 6644. Bei mehreren Steuersätzen auf einer Rechnung wird jeder Steuersatz für sich aufgeteilt.
Die gesonderte Aufzeichnung – nur ein Kratzer?
Eine Regel wird gern übersehen, obwohl sie die teuerste von allen ist. Bewirtungskosten müssen in der Buchhaltung getrennt von den übrigen Betriebsausgaben und zeitnah aufgezeichnet werden. Wer das Geschäftsessen einfach unter „Sonstige Kosten“ oder „Reisekosten“ verbucht und die Sache auf das Jahresende verschiebt, riskiert, dass das Finanzamt den Abzug komplett streicht – und zwar nicht nur die 30 Prozent, sondern auch die 70 Prozent. Ein fehlender Arm ist eben doch mehr als ein Kratzer, auch wenn man sich das beim Buchen gern anders einredet.
In der Praxis ist das leicht zu lösen: Bewirtungsbelege kommen immer auf die dafür vorgesehenen Konten und werden mit dem laufenden Monat gebucht. Wenn Ihre Belege ohnehin digital im Belegportal landen, erledigt sich das fast von selbst. Wie eine saubere digitale Ablage aussieht, lesen Sie in unserem Artikel Digitale Rechnungen ausdrucken? Der Mythos vom Papier-Original, und welche Grundregeln dabei gelten, in GoBD einfach erklärt.
Checkliste: So bleibt Ihr Bewirtungsbeleg am Leben
- Richtigen Beleg verlangen: Bitten Sie im Restaurant ausdrücklich um einen Bewirtungsbeleg. Der Kartenzahlungsbeleg allein genügt nicht.
- Beleg sofort prüfen: Achten Sie noch am Tisch darauf, dass die TSE-Angaben aufgedruckt sind und jede Position einzeln aufgeführt ist. Über 250 Euro muss außerdem Ihr Name auf der Rechnung stehen.
- Anlass und Teilnehmer gleich eintragen: Schreiben Sie den konkreten Anlass und alle Namen samt Firma noch am selben Tag auf den Beleg und unterschreiben Sie ihn.
- Trinkgeld festhalten: Lassen Sie das Trinkgeld auf der Rechnung ausweisen oder vom Personal quittieren, sonst lässt es sich kaum nachweisen.
- Digital statt Zettelwirtschaft: Bewirtungsbelege dürfen digital erstellt und unterschrieben werden, wenn Rechnung und Eigenbeleg miteinander verknüpft sind und sich nachträglich nicht unbemerkt ändern lassen. Viele Belegportale und Apps bieten dafür eine eigene Funktion.
- Getrennt und zeitnah buchen: Bewirtungskosten gehören auf die dafür vorgesehenen Konten und werden im laufenden Monat erfasst, aufgeteilt nach abziehbarem und nicht abziehbarem Anteil.
Wer diese sechs Punkte zur Gewohnheit macht, kann der nächsten Betriebsprüfung ziemlich gelassen entgegensehen. Sie kommt vielleicht trotzdem unerwartet, aber dieses Mal ist der Bewirtungsbeleg nicht ihr Hauptargument.
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Beispielrechnung ist vereinfacht. Stand: Oktober 2026.